10.02.14

Isikuandmete töötlemine

 

Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming. Isikuandmeid kogume selleks, et täita erinevate õigus- ja haldusaktidega Saku vallale pandud ülesandeid. Isikuandmete töötlemisel järgime isikuandmete kaitse seaduses sätestatud põhimõtteid.

Saku Vallavalitsuse ametnikke, kes puutuvad oma töös kokku isikuandmetega, on koolitatud täitma isikuandmete kaitse seadust ja avaliku teabe seadust.

Saku valla veebilehe külastamisel me külastaja kohta andmeid ei kogu ega säilita.

Saku Vallavalitsusele ning Saku Vallavolikogule arutamiseks ja otsustamiseks esitatavad dokumendid registreeritakse vallavalitsuse dokumendiregistris. Isikuandmeid (isiku nimi, isikukood, elukoht, kontaktandmed on esitatud ühes ja samas dokumendis) ning eraelulist teavet ja delikaatseid isikuandmeid sisaldavatele alusdokumentidele me dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimalda. Kui dokumendile ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut, väljastame selle teabenõude korras.

Saku Vallavalitsuse korraldus ja Saku Vallavolikogu otsus on üksikakt, mis sisaldab isikuandmeid, kui korraldusega või otsusega reguleeritakse konkreetse isiku õigusi või kohustusi (nt korraldus ehitusloa andmise kohta, sotsiaaltoetuse maksmise kohta, korraldatud jäätmeveost vabastamise kohta; otsus detailplaneeringu kehtestamise kohta jmt). Korralduse või otsuse eelnõu valmistab vallavalitsuse või -volikogu istungile ette vastava valdkonna ametnik. Kui eelnõu sisaldab delikaatseid isikuandmeid või isikuandmetena isiku nime, isikukoodi ja elukohta, märgitakse nii eelnõule kui ka üksikaktile juurdepääsupiirangu alus ning tähtaeg. Isikuandmed sisalduvad üldjuhul ka korralduse või otsuse alusdokumentides.

Korralduse või otsuse edastame teadmiseks ja vajadusel toimingute tegemiseks asjaomasele asutusele (nt maa erastamise ja tagastamise korraldus Harju Maavalitsusele).

Dokumendiregistris kuvatakse korralduse või otsuse registriandmed. Isiku nime ja isikukoodi  sisaldavale üksikaktile on võimaldatud juurdepääs dokumendiregistri kaudu, isikukoodi avalikustamisel on järgitud Andmekaitse Inspektsiooni veebilehel avaldatud „Isikukoodi kasutamise juhist". 

Selgitustaotlus, märgukiri, teabenõue ja muu kirjavahetus

Isikuandmeid (nt nimi ja kontaktandmed, isikuga seotud probleemi kirjeldamine vms) sisaldavad kõik füüsiliste isikute esitatud selgitustaotlused, märgukirjad ja teabenõuded (pöördumised). Samuti võib isikuandmeid sisaldada muult asutuselt saabunud kiri (näiteks koopia vastusest isiku pöördumisele).

Isikuandmed on vajalikud kirjale vastamiseks või kirja pädevale asutusele edastamiseks.

Kui kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, edastame selle vastamiseks vastavale asutusele. Kirja edastamisest teavitame saatjat.

Kiri registreeritakse vallavalitsuse dokumendiregistris. Kui kiri sisaldab teavet, mis võib kahjustada oluliselt isiku eraelu puutumatust (näiteks isikuga seotud probleemi kirjeldamine) või muid andmeid, millele juurdepääsu võimaldamine ei ole seaduse alusel lubatud, kehtestame sellele juurdepääsupiirangu. Teiselt asutuselt saabunud kirjale kehtestab vajadusel juurdepääsupiirangu kirja saatja.

Füüsilise isiku pöördumisele selles sisalduvate isikuandmete tõttu dokumendiregistri kaudu üldjuhul avalikku juurdepääsu ei võimaldata. Dokumendiregistris kuvatakse pöördumise registriandmed, sh isiku nimi. Dokumendiregistris ei kuvata sotsiaalhoolekande valdkonna dokumente. Dokumendiregistris kuvatakse isiku initsiaalid, kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang avaliku teabe seaduse § 35 lõike 1 punktide 11 ja 13-16 alusel. Dokumendiregistris kuvatakse isiku nimi, kui juurdepääsupiirang on kehtestatud avaliku teabe seaduse § 35 lõike 1 punkti 12 alusel.

Kandideerimine ameti- või töökohale vallavalitsuses

Isikuandmeid sisaldavad kõik kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks avaldus koos juurdekuuluvate dokumentidega, kirjavahetus kandidaadiga, avalikest allikatest kandidaadi kohta kogutav teave).

Kandideerimisega seotud kirjavahetus registreeritakse vallakantselei dokumendiregistris. Dokumendiregistris kuvatakse dokumentide registriandmed ja kandidaadi initsiaalid, dokumentidele dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata. Kõik isiku kandideerimisega seotud dokumendid on juurdepääsupiiranguga. Avalikustamisele ei kuulu ka teave inimese kandideerimise kohta. Teave kandidaadi ametisse nimetamise või tööle võtmise kohta on avalik.

Juurdepääsu kandideerija dokumentidele võimaldame ametnikele ja isikutele, kes on seotud kandidaadi valiku otsustusprotsessiga.

Kandideerijate avaldused koos juurdekuuluvate dokumentidega säilitame viis aastat.

Dokumentide säilitamine

Rahvusarhiiv on hinnanud vallavolikogu ja -valitsuse õigusaktid ning protokollid arhiiviväärtusega dokumentideks. Neid dokumente säilitame alatiselt ning need kuuluvad üleandmisele Rahvusarhiivi. Kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang, ei võimalda Rahvusarhiiv sellele juurdepääsu kuni avaliku teabe seaduse alusel kehtestatud piirangu tähtaja lõpuni. Arhiiviväärtuseta dokumendid hävitatakse dokumendi säilitustähtaja möödumisel.

Õigus enda andmetega tutvuda ning nõuda ebaõigete andmete parandamist

Igaühel on õigus enda kohta kogutud isikuandmetega tutvuda. Kui isikuandmed ei ole avalikustatud veebilehel, on võimalik esitada andmete saamiseks taotlus. Võimalusel väljastame andmed taotleja soovitud viisil viie tööpäeva jooksul taotluse registreerimisest.

Kui isikuandmed on juurdepääsupiiranguga, peame veenduma taotleja isikusamasuses. Andmete väljastamise eest paberil on võimalik alates 21. leheküljest nõuda tasu kuni 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest.

Taotluse jätame rahuldamata, kui selle rahuldamine võib:

1) kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,

2) takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,

3) raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,

4) ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Igaühel on õigus nõuda enda ebaõigete isikuandmete parandamist.

Saku valla toimingute peale isikuandmete töötlemisel on isikul õigus esitada vaie või kaebus Andmekaitse Inspektsioonile või pöörduda kaebusega halduskohtusse.

Isikuandmete edastamine teisele asutusele ja isikule

Piiratud juurdepääsuga isikuandmeid võib edastada üksnes asutusele või isikule, kellel on selleks otsene seadusest tulenev õigus (näiteks kohus, vandeadvokaat) ja põhjendatud vajadus. 

Koostaja: Karin Tenisson-Alev, Saku vallasekretär

 

Toimetaja: JUHANI LIPSO